ค้นหาอย่างรวดเร็วและจัดเก็บ คลังความรู้องค์กร อย่างเป็นระบบ
ระบบเก็บรวบรวมข้อมูลขององค์กรหรือเรียกได้ว่าเป็นระบบระบบการจัดการความรู้ เช่น ข้อมูลสินค้า การบริการ ข้อมูลองค์กร ไฟล์รูปภาพต่างๆไว้เพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่ให้บริการสามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก รวดเร็ว แม่นยำ โดยเป็นแหล่งที่เก็บและรับความรู้เพื่อปรับปรุงความเข้าใจการทำงานร่วมกันและการจัดกระบวนการ โดยเป็นระบบการจัดการความรู้สามารถมีอยู่ภายในองค์กรหรือทีม แต่ยังสามารถใช้เพื่อจัดฐานความรู้ขององค์กรให้กับผู้ใช้หรือลูกค้าขององค์กรได้อีกด้วย
โดยความสำคัญของระบบ Knowledge-based Management หรือระบบการจัดการความรู้นั้นจะถูกสามารถถูกจำกัดให้แคบลงเพื่อวัตถุประสงค์หลักในการช่วยให้ User ใช้ความรู้เพื่อให้งานดีขึ้น เพราะสิ่งเหล่านี้คือสร้างความสำเร็จกับลูกค้าในเชิงรุกมากขึ้น เพราะ User สามารถตอบคำถามของลูกค้าแบบ Realtime และทันท่วงที
ระบบสามารถรองรับการบริหารจัดการข้อมูลองค์ความรู้พื้นฐานขององค์กร (Knowledge-based Management Module) เช่น ข้อมูลสินค้า ข้อมูลการบริการ ข้อมูลองค์กร ซึ่งเจ้าหน้าที่ผู้ให้บริการสามารถค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้สะดวก รวดเร็ว และแม่นยาถูกต้องต้องยิ่งขึ้น เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลเป็นแบบศูนย์กลาง หากมีการแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนข้อมูลจะทาให้เจ้าหน้าที่ทุกคนเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน
นอกจากนี้ระบบสามารถกาหนดสิทธิ์ในการแก้ไขข้อมูลใน Knowledge-based Center ได้ พร้อมทั้งสามารถทาการจัดกลุ่ม Category ของข้อมูลได้ ในกรณีที่มีการเพิ่มข้อมูลใน Knowledge-based จะมีการแจ้งเตือน (Alert) ไปยัง agent โดยอัตโนมัติ สามารถตั้งค่าข้อมูลที่ใช้บ่อยเป็น favorite เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา รวมทั้งยังสามารถเก็บสถิติในการค้นหาได้อีกด้วย
- List view Knowledge จะมีทั้งหมด 5 ตาราง ได้แก่ Popular (FAQ), Important, All Knowledge, Group Contents, Historical (โดยส่วนมากตารางนี้จะแสดงให้ Admin เห็นเท่านั้น) โดยตาราง Popular (FAQ) จะแสดงข้อมูลที่มี View สูงที่สุดไปหาน้อยที่สุด และยังสามารถค้นหาบทความในตาราง
Popular (FAQ) ได้โดยไปที่ช่องด้านขวาบนของตารางโดยสามารถค้นหาข้อมูล Subject และ Create By ได้เป็นต้น
- ตาราง Important จะแสดงบทความที่สำคัญเท่านั้น อาทิเช่น
- No. ลำดับบทความ
- Subject ชื่อเรื่องของบทความ
- View จำนวนผู้เข้าชมบทความ
- Create Date วันที่ในการสร้างบทความ
- Create By ผู้สร้างบทความ
- แก้ไขบทความ
- ลบบทความ
- Slide Bar จะแสดงรูปจากบทความในตาราง Important และสามารถคลิกจากรูปเพื่อเข้าดูบทความได้
- ตาราง All Knowledge จะแสดงบทความทุกบทความโดยเรียงจาก Create Date ล่าสุด
- ตาราง Group Content จะแสดงข้อมูลกลุ่มของบทความ อาทิเช่น
- No. ลำดับกลุ่มบทความ
- Subject ชื่อกลุ่มของบทความ
- แก้ไขชื่อกลุ่มบทความ
- ลบกลุ่มบทความ
- สร้าง Content
- สร้าง Group Content
- ตาราง Historical จะแสดงบทความทุกบทความที่ expire โดย ตารางนี้มักจะแสดงให้เฉพาะ Admin เท่านั้นเพื่อที่สามารถนำบทความที่ expire ไปแล้วกลับมาแสดงใหม่ได้
นอกจากหัวข้อในด้านบนแล้ว ยังมีเรื่องของการ Create Content/Edit Content หรือแม้กระทั่งการ Create Group Content ซึ่งเป็นหัวใจหลักในการให้ User เข้าไป เพิ่ม ลด Content ได้เองได้ในทันที
